Cuộc họp diễn ra tại văn phòng BTS GHPGVN TP.Cần Thơ (chùa Khánh Quang), dưới sự chủ trì của ĐĐ Thích Bình Tâm, Phó ban kiêm Chánh Thư ký BTS GHPGVN TP.Cần Thơ.

Tại buổi họp các thành viên trong Ban HDPT GHPGVN TP.Cần Thơ đã đóng góp ý kiến, lên danh sách và thông qua một số ban như: Ban Âm thanh, Ánh sáng, Nghi lễ, Thị giả…

Về việc chỗ nghỉ ngơi của trại sinh, cuộc họp đã thống nhất các trại sinh sẽ sinh hoạt và nghỉ ngơi tại thiền viện Trúc Lâm Phương Nam trong 3 ngày tổ chức hội trại (từ 24 tới 26-7).

Về công tác ẩm thực đã được lên kế hoạch, do chùa Vi Phước (Thốt Nốt) và chùa Phước An (Bình Thủy) đảm nhận. Được biết, hội trại sẽ có tổ chức chương trình “Phiên chợ Hội trại quê hương” mỗi tỉnh, thành trong khu vực Đồng bằng sông Cửu Long sẽ có những món ăn đặc sắc cho vùng miền của mình, qua cuộc họp đã thống nhất và lấy ý kiến được 13 món để tham dự chương trình.

Về công tác tuyển tình nguyên viên cho hội trại, cuộc họp đã thống nhất và lên danh sách của 150 tình nguyện viên trong địa bàn TP.Cần Thơ và sẽ được tập huấn vào ngày 5-7-2015 tại chùa Long Quang (Bình Thủy).