Lý thuyết về sự làm chủ thời gian

Tiến sĩ P.F. Drucker trong cuốn sách Nhà quản trị hiệu quả cho rằng: Thời gian là nguồn tài nguyên duy nhất. Trong số các tài nguyên lớn khác, tiền thực tế lại rất dồi dào. Ta có thể thuê, mướn, mua... nhiều thứ nhưng không thể bằng chính cách này để có được thêm thời gian. Nguồn cung thời gian hoàn toàn không co giãn. Hơn nữa, nó có thể bị tàn lụi và không thể dự trữ. Thời gian hoàn toàn không thể thay thế. Nó ra đi mãi mãi không bao giờ trở lại.

Ông P.F Drucker cho rằng một nhà quản trị hiệu quả khác với nhà quản trị không hiệu quả ở chỗ có thể quản lý thời gian chính họ. Ông nói: "Biết mình là một phẩm chất mà người xưa chỉ cho sự thông thái nhưng hầu như nó quá khó đối với con người. Nhưng mọi người đều có thể theo huấn thị đó biết thời gian của mình" nếu họ muốn và tiến đến tính hiệu quả.

Tuy nhiên, vấn đề là làm thế nào để biết thời gian của mình. Các giáo sư dạy về quản trị thời gian thường bày ra rất nhiều cách thức để các nhà quản trị và doanh nhân nói chung có thể làm chủ được thời gian. Ví như cần phải biết thời gian thực tế của họ hàng ngày là như thế nào để ghi nhận thời gian, quản lý thời gian và thống nhất thời gian. Đây được coi là nền móng của một sự quản trị hợp lý. Thậm chí, trong các chương trình giảng dạy cho các nhà quản trị, người ta đã đưa ra cả hàng loạt các cách để tiết kiệm thời gian. Ví như khi nhà quản trị đang viết lách thì nhân viên của họ vào hỏi ý kiến về một việc gì đó. Nếu không muốn tiếp lâu, nhà quản trị cần phải ngồi ở tư thế nào để nhân viên thấy tốt nhất là nên rút lui nhanh...

Để cho cuộc sống có ý nghĩa hơn, nhà quản trị cũng được khuyên rằng nên làm một việc nho nhỏ nào đó trong ngày mà anh ta thích bên cạnh những việc mà anh ta thấy rất chán.

Tuy nhiên, chúng ta cần phải biết rằng những lý thuyết về quản lý thời gian đều đúng khi ta đọc nó; nhưng cũng có thể ngay khi bước vào một công việc hàng ngày thì nó có vẻ khó có thể áp dụng toàn triệt. Lý do là cuộc sống cùng công việc của mỗi nhà quản trị doanh nghiệp đa dạng đến nỗi không có cái khuôn nào đổ vừa với nó. Mỗi ngày bắt đầu một công việc mới và những sự kiện cùng các sự việc là hệ quả của nó kéo theo sẽ lập tức đổ vào đầu nhà quản trị những sự phiền toái không thể nào tránh khỏi và cũng không phải khi nào cũng có thể biết trước được. Chính vì vậy, việc làm chủ thời gian dường như sẽ không nằm bao nhiêu trong những lý thuyết về sự làm chủ thời gian mà dường như nó nằm hoàn toàn trong tiến trình làm chủ thời gian của nhà quản trị. Mà cách thức làm chủ thời gian này, muốn có được, cần phải trải qua một sự rèn luyện tinh thần nghiêm ngặt và bền bỉ.

Hãy sinh ra và chết đi trong từng khoảng khắc

Có một nhà kinh doanh rất bận rộn. Một ngày mới bắt đầu, nhà kinh doanh của chúng ta phải viết thư cho khách hàng. Anh ta bước vào văn phòng, mở máy tính và viết thư. Tuy nhiên, khi đang viết dở bức thư của mình, đến đoạn gay cấn nhất thì chuông điện thoại reo. Nhấc điện thoại lên, một công việc mới lại bắt nhà kinh doanh phải giải quyết ngay, đó là hợp đồng X của khách hàng với công ty của anh ta có vấn đề. Chưa giải quyết xong thì một nhân viên vào báo rằng nhà kinh doanh có khách hàng quan trọng đột xuất đến tìm kiếm... Rút cuộc, để giải quyết xong một mớ những công việc, nhà kinh doanh của chúng ta cứ liên tục phải quay cuồng hết bên nọ đến bên kia. Cho đến khi làm xong tất cả mọi việc với sự chia vụn, đứt đoạn, anh ta trở thành người hoàn toàn mệt mỏi và cáu kỉnh. Sự mệt mỏi nhiều đến nỗi anh ta không muốn quan tâm đến bất cứ điều gì khác. Anh ta lên đường trở về nhà và chỉ muốn nằm lăn ra để ngủ. Nhưng trong khi ngủ, công việc vẫn tiếp tục ám ảnh anh ta. Nửa đêm, tỉnh dậy để ăn, anh ta không thể nào nuốt nổi thức ăn tuy bụng đói vì thấy căng thẳng... Và cứ như thế cho đến ngày hôm sau. Ngày hôm sau, một ngày gần tương tự như ngày hôm trước sẽ bắt đầu...
Trong suốt cả ngày hôm đó, bạn gái của nhà kinh doanh không thể gọi điện cho anh ta. Mỗi lần nhấc điện thoại, anh ta đều trả lời là quá bận rộn. Họ đã hẹn nhau đi mua hoa để về trồng trong vườn. Tuy nhiên, công việc kinh doanh đã khiến cho ý tưởng mua hoa và dành thời gian để mua hoa này đã thành viển vông...

Đôi khi nhà kinh doanh chợt dừng lại trong giây lát và tự hỏi: Vậy mình làm việc để làm gì? Giờ đây mình cũng có đủ tiền để sống, có nhà để ở, có xe để đi... Vậy mình tiếp tục làm việc để làm gì nhỉ?

Và anh ta không đưa ra cho mình một câu trả lời rõ ràng.

Tóm lại, nhà kinh doanh này hết sức mệt mỏi vì sự không thể làm chủ thời gian của mình. Và đồng thời anh ta là người không biết đến hạnh phúc trong suốt khoảng thời gian đó. Những ví dụ này lại nhiều đến nỗi không thể đếm hết trong giới kinh doanh. Và vấn đề là làm sao để thoát khỏi cái bẫy thời gian này?

"Hãy sinh ra và chết đi trong từng khoảng khắc", đó là cách làm chủ thời gian tuyệt vời nhất theo Thiền sư Soko Morinaga (1925-1995, một thiền sư Nhật danh tiếng, tác giả của cuốn tự truyện "Từ nụ đến hoa" đã in ra tiếng Việt).

Để làm chủ thời gian, trước tiên, chính mỗi người cần phải hiểu được sự bất lực của bản thân. Thao tác tâm lý này có vẻ buồn cười, nhưng hoàn toàn hết sức thực tế. Bởi vì đa phần các nhà quản trị, những người đã hết sức nỗ lực trong cuộc sống và hầu như luôn tin tưởng vào sự bất khả chiến bại của mình là những người không cho rằng trên đời này có một điều gì đó mà họ không thực hiện được, trong đó không loại trừ việc làm chủ thời gian. Trong khi trên thực tế, chúng ta hoàn toàn có thể bất lực trong một số chuyện. Và thừa nhận sự bất lực của bản thân trong việc làm chủ thời gian theo lối có thể lập tức đáp ứng mọi nhu cầu nảy sinh trong công việc trong một khoảng thời gian hữu hạn cũng là một chuyện hoàn toàn bình thường. Chỉ sau khi có đủ can đảm tự thừa nhận với bản thân về việc không thể làm chủ thời gian theo lối có thể lập tức đáp ứng mọi nhu cầu nảy sinh trong công việc trong một khoảng thời gian hữu hạn, thì nhà quản trị mới có thể đi đến thao tác thứ hai, đó là làm chủ từng khoảng khắc.

Theo cách mà Thiền sư Soko Morinaga đưa ra thì khi có bất cứ một sự việc nào phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định, nhà quản trị nên lựa chọn cho chính họ việc mà họ sẽ làm. Việc lựa chọn này dẫn tới sẽ loại bỏ bớt các việc khác. Nhưng đồng thời cũng có thể đưa ra một thứ tự liên quan đến công việc. Sự lựa chọn sẽ được đưa ra từ việc huy động mọi khả năng, mọi nguồn thông tin cần thiết về tính cấp bách của công việc cần lựa chọn.

Kế đó, ta sẽ bắt tay vào việc sống và chết trong từng khoảng khắc.

Chính xác hơn, cách thức mà Thiền sư Soko Morinaga đưa ra thì khi đã có một sự lựa chọn, nhà quản trị cần phải dồn sự tập trung của bản thân để làm tốt nhất công việc trong khoảng thời gian mà công việc đó sẽ tiêu tốn trong một tinh thần "cơ hội chỉ đến một lần".

Thiền sư Soko Morigana nói: "Hầu hết mọi người đều diễn giải "cơ hội chỉ đến một lần" như là những trường hợp thật là đặc biệt, một cơ hội hãn hữu cả đời chỉ có một lần... Người ta thường lý luận rằng cái gì chỉ xảy ra một lần trong đời, một cuộc tao ngộ có một không hai trên đời phải là một dịp may hiếm có lạ thường, và câu nói này thường chỉ được dùng giới hạn trong nghĩa đó mà thôi.

Tuy nhiên, theo một ý nghĩa đích thực, "cơ hội chỉ đến một lần" có thể xảy ra bất cứ lúc nào, khi người ta gặp một tảng đá, nhìn thấy một cây cỏ dại, khi lau chùi phòng tắm hay nấu cơm. Đó là một trạng thái tâm thức trong đó tuyệt đối không có một dự kiến nào mang tính chất yêu ghét, trong đó tuyệt đối không có một ý tưởng nào muốn trốn tránh hiện thực".

"Cơ hội chỉ đến một lần" này thậm chí mang tính chất của một cuộc đi chơi mà ngôn ngữ của nhà Thiền gọi là "du hí tam muội" nhiều hơn.

Ví dụ một người được lãnh lương để làm việc dùng xẻng xúc cát vào trong thùng xe vận tải, họ chắc chắn sẽ cảm thấy mỏi mệt. Lúc đó nếu có ai đến và đề nghị giúp họ, họ sẽ vui vẻ đưa cái xẻng cho người ấy. Nhưng giả tỷ có một đứa trẻ đang chơi trên đống cát, xúc cát vào trong cái xô. Nếu có người nào đến nói với nó cho họ làm thế việc đó một lúc, chắc đứa trẻ sẽ cự lại và nói: "Tại sao tôi lại muốn ông làm thế tôi trong khi tôi đang thích thú thế này".

Thiền sư Soko Morinaga cho rằng: "Ngay cả trong những công việc phù du nhất như sửa soạn một bữa ăn cũng có thể là du hí tam muội được. Thiền sư Nhất Hạnh mô tả về trạng thái du hí tam muội của ông khi ông rửa chén bát và ông viết rằng: "Chúng ta hãy rửa từng cái chén ăn cơm như đang tắm cho một vị Phật".

Tuy nhiên, trong trạng thái này, cần phải hiểu rằng chúng ta đang làm việc mà không hề cân nhắc đến giá trị tương đối của nó, y như một đứa trẻ nghịch cát không muốn để người khác thế chỗ của nó.

Khi hiểu được giá trị tương đối của công việc thì ta sẽ không quá mệt mỏi khi cứ làm đi làm lại hết ngày này qua ngày khác những công việc gần như nhau. Ví như khi nhà kinh doanh giải quyết hết hợp đồng này thì sẽ có hợp đồng khác khúc mắc. Khi ông vừa động viên tinh thần của một nhân sự thì sẽ có nhân sự khác có vấn đề. Khi vừa thuyết phục được khách hàng này thì khách hàng khác lại dở chứng không chịu mua hàng với điều kiện bình thường.

Và cuối cùng, ta vẫn phải nhắc đến việc "sống và chết trong từng khoảng khắc".

Mọi việc trên đời có sinh, có diệt. Cứ có cái này sinh ra thì cái khác lại chết đi. Mỗi khoảng khắc có thời điểm sinh ra và có thời điểm chết đi. Mỗi công việc cũng có khi sinh ra và chết đi.

Vấn đề là chúng ta phải nắm được thời khắc nào sinh ra, thời khắc nào chết đi và du hành trong suốt khoảng thời gian từ khi sự việc sinh ra và chết đi đó một cách ung dung và bình thản và hài lòng với sự chuyển dịch của các thời khắc nối đuôi nhau.

Ví như một nhà quản trị bắt tay vào viết thư cho khách hàng thì khoảng khắc bắt đầu của bức thư là bắt đầu của một sự sống. Kế đó, sự sống của bức thư do bạn tạo ra sẽ tiếp diễn cho tới khi bạn đặt dấu chấm câu. Như vậy là việc làm bức thư kết thúc. Tại khoảng khắc này sẽ diễn ra cái chết của công việc này, trong thời khắc này, của một ngày này. Kế tiếp, nhà quản trị sẽ dành thời gian cùng bạn gái đi mua hoa. Và thời khắc đầu tiên khi anh ta lái xe chở cô ấy đi mua hoa là thời khắc khởi điểm sự sống của việc mua hoa. Kế đó, sự sống này sẽ tiếp diễn với những sự vui vẻ, không bao giờ lặp lại của "cơ hội mua hoa chỉ diễn ra có một lần". Cho đến khi mua xong hoa thì công việc này lại đến sự chết.

Sống và chết trong từng khoảng khắc, nếu được hiểu đúng và hành trì đúng sẽ giúp cho mỗi nhà quản trị yêu quý thời gian, làm mọi công việc một cách tốt nhất và biết trân trọng cuộc sống. Chính những thao tác này sẽ biến mọi thời gian trong ngày của họ, với những thử thách ghê gớm mà họ trải qua thành thời gian của chính họ, trong một trạng thái được du hí tam muội chứ không phải là đối phó với chính thời gian và công việc. Đó chính là ích lợi của việc hành thiền trong kinh doanh bắt đầu từ khâu quản trị thời gian.